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Assistent*in der Geschäftsführung (m/w/d)

Freiburg

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Freiburg eine*n 

Assistent*in der Geschäftsführung  (m/w/d) 

in Teilzeit (Stellenumfang 24-32 Wochenstunden) 

Deine Aufgaben:

Du unterstützt im Rahmen der neu geschaffenen Assistenzstelle gemeinsam mit aktuell vier Referent*innen die Geschäftsführung bei ihren Aufgaben zur Weiterentwicklung des Instituts und vor allem im Tagesgeschäft durch eigenständige Zuarbeiten sowie organisatorische Tätigkeiten. Zu Deinen Aufgaben gehören unter anderem: 

  • Termin- und Fristenmanagement der Geschäftsführung sowie Unterstützung bei verschiedenen kaufmännisch-administrativen Prozessen, die von der Geschäftsführung verantwortet werden.  

 

  • Eigenständige Erfassung, Verwaltung und Pflege von Institutsdaten und Dokumenten in verschiedenen Softwareanwendungen. 

 

  • Organisatorische Mitarbeit bei der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen verschiedener Gremien, Arbeitsgruppen und von Institutsveranstaltungen. 

 

  • Unterstützung bei der Pflege von Inhalten unseres Intranets und bei Maßnahmen der in- und externen Kommunikation, z.B. durch Verwaltung von Kommunikationsverteilern und eigenständige Bearbeitung von Email- und Schriftverkehr. 

 

  • Zusammenstellung und Aufbereitung von Informationen für die Arbeitsprozesse der Geschäftsführung sowie Vorbereitung von Präsentationen und weiteren Unterlagen. 

 

  • Übernahme von weiteren Office Management Funktionen, allgemeinen Verwaltungstätigkeiten und ad hoc Aufgaben zur Unterstützung der Geschäftsführung und ihrer Referent*innen in den jeweiligen Aufgabenbereichen. 

Dein Profil

  • Du hast eine kaufmännische Ausbildung (z.B. Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation, gerne mit einschlägiger Berufserfahrung. 

 

  • Du hast idealerweise bereits erste Erfahrungen in Non-Profit oder wissenschaftlichen Institutionen gesammelt, gerne auch in anderen Kontexten mit Fokus auf der Betreuung von Schnittstellen zwischen Geschäftsführung / Leitungsfunktionen und deren Verantwortungsbereichen. 

 

  • Eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Eigeninitiative sind für Dich selbstverständlich. Dabei verfügst Du über ausgeprägtes Organisationstalent und ein gutes Verständnis für (kaufmännisch-administrative) Prozesse sowie die Nutzung digitaler Tools / Datenbanken inkl. des Pakets Microsoft 365 (v.a. Excel, Word, PowerPoint, Teams, Outlook und Sharepoint). 

 

  • Die Freude an der Arbeit im Team, am Austausch mit den Kolleg*innen und eine ausgeprägte Serviceorientierung zeichnen Dich aus. 

 

  • Du kannst sehr gut mündlich und schriftlich kommunizieren und verfügst über gute Englischkenntnisse. 

Unser Angebot

Wir bieten eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem hochmotivierten, professionellen Team, das an vielfältigen nationalen und internationalen Umwelt- und Nachhaltigkeitsthemen arbeitet. Wir setzen uns für Vielfalt und Gleichberechtigung ein und bemühen uns um ein integratives Arbeitsumfeld und Diversität. Die Bezahlung erfolgt nach Haustarif inkl. Weihnachtsgeld, ergänzt durch weitere soziale Leistungen und familienfreundliche Unterstützungsangebote wie Kita-Zuschüsse, Kinderzulagen, JobRad, vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge, Betriebsausflüge, sowie eine hauseigene, kostenfreie vegetarische Kantine. Mobiles Arbeiten wird ermöglicht. Dein Arbeitsvertrag ist zunächst auf zwei Jahre befristet, eine Verlängerung wird vor Ablauf geprüft.  

Möchtest Du mit Deinen Kompetenzen und Deiner Einsatzbereitschaft die erfolgreiche Arbeit des Öko-Instituts mitgestalten und die Chance nutzen, eine neu eingerichtete Stelle mit auszugestalten? Dann freuen wir uns auf Deine aussagefähige Bewerbung! Bitte sende diese bis zum 09.02.2025 als integrierte pdf-Datei per E-Mail an bewerbung-gf@oeko.de. Die Bewerbungsgespräche werden im Laufe des Februars 2025 stattfinden. Deine Bewerbung wird selbstverständlich vertraulich behandelt und nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden Deine Bewerbungsunterlagen gelöscht. Unsere Datenschutzhinweise findest Du hier.

Prädikat „Familienbewusstes Unternehmen“

Mobiles Arbeiten, flexible Arbeitszeitmodelle, finanzielle Unterstützung, zusätzliche Kinderkrankentage, Personal- und Organisationsentwicklung in der digitalen Transformation, Gesundheitsprävention – das sind einige der Angebote, die das Öko-Institut seinen Mitarbeiter*innen anbietet, damit diese den Beruf mit allen Lebensphasen gut vereinbaren können. Dafür haben wir 2022 das Prädikat „Familienbewusstes Unternehmen“ mit der Erweiterung „Ausgezeichnet Digital“ von familyNET erhalten. Und wir tragen das Siegel nicht nur, wir leben es auch! 

Datenschutzhinweise

Bewerbungsunterlagen werden am Öko-Institut e.V. vertraulich und datenschutzkonform behandelt. Wir verarbeiten Ihre Bewerbungsdaten, um beurteilen zu können, ob Sie die Eignung und fachliche Leistung für die Stelle, auf die Sie sich bewerben, besitzen (Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe b DS-GVO). Die von Ihnen gemachten Angaben verbleiben bei uns, eine Weiterleitung an Dritte findet nicht statt. Ausnahmen davon sind die Fälle, in denen wir im Rahmen von Bewerbungsverfahren mit Auftragsverarbeitern (Agenturen) zusammenarbeiten. In diesen Fällen schließen wir mit den Agenturen eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO ab.

Empfänger*innen der in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen personenbezogenen Daten sind die jeweils zuständigen Personalverantwortlichen sowie das Referat Personal & Entwicklung. Ihre Bewerbungsunterlagen werden nach Ablauf des Verfahrens bei uns gelöscht. Wir verwenden Ihre Kontaktdaten ausschließlich dafür, um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen und Sie über den Fortlauf des Bewerbungsverfahrens zu informieren.

Im Fall des Abschlusses eines Beschäftigungsverhältnisses, einer Ausbildung im Rahmen des Referendariats, eines Praktikums oder eines sonstigen Vertragsverhältnisses, werden die Daten zunächst weiterhin gespeichert und in die Personalakte überführt. Ansonsten endet das Bewerbungsverfahren für Sie mit dem Zugang einer Absage. Sollten wir Interesse haben, Ihre Bewerbung aufzubewahren für eine mögliche zukünftige ähnliche Stelle, holen wir von Ihnen eine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO) ein. In diesem Fall geben wir an, für welchen Zeitraum wir Ihre Bewerbung aufbewahren wollen (maximal 2 Jahre). Danach werden die Unterlagen gelöscht.

Eine uns erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie jederzeit widersprechen. Insbesondere haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Bewerbung zurückzuziehen. Für weitergehende Informationen über Ihre Rechte, lesen Sie bitte hier unsere Datenschutzerklärung.