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Bereichsassistenz (m/w/d) im Institutsbereich Produkte & Stoffströme

Freiburg

Für den Institutsbereich Produkte & Stoffströme suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Freiburg Verstärkung als

Bereichsassistenz  (m/w/d)

in Teilzeit (20-30 Wochenstunden),

Schwerpunkte Ihrer Arbeit

Sie unterstützen in einem Support-Team die Leitung des Bereichs Produkte & Stoffströme bei der Organisation eines reibungslosen Ablaufs im Tagesgeschäft durch eigenständige fachliche Zuarbeiten sowie administrative, organisatorische und konzeptionelle Tätigkeiten.

Zu Ihren Aufgaben gehören

  • Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Prozessabläufen, Vorlagen und Dokumentationen.
  • Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Aktivitäten zum Personalmanagement innerhalb des Bereichs, wie Onboarding, Wissenstransfer, Betreuung außerordentlich Beschäftigter.
  • Selbständige Koordination und Zusammenstellung von administrativen Teilen von Projektangeboten, z.B. Lebensläufe, Referenzen und Formalunterlagen, mit den institutseigenen Software-Lösungen.
  • Eigenständige Vorbereitung von Präsentationen, Statistiken, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen sowie Koordination und Organisation von Terminen.

Ihr Profil

  • Eine den Aufgaben entsprechende Qualifikation (etwa Berufsakademie, Fachwirt*in, Studium) oder eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung. und Berufserfahrung im oben angegeben Aufgabenspektrum.
  • Ihre Arbeitsweise ist in hohem Maß eigenständig, strukturiert und zuverlässig und Sie besitzen einen hohen Anspruch an Ihr eigenes Qualitätsmanagement.
  • Sie sind versiert in der MS Office-Umgebung (insbesondere MS Excel) und in der Organisation von Terminen und Meetings (MS-Teams, WebEx, Zoom, Miro, ...). Sie besitzen die Bereitschaft, sich in neue Tools (bspw. Citavi, LimeSurvey, Sprachmodelle) und in die institutseigenen Software-Lösungen einzuarbeiten.
  • Sie verfügen über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten mit sehr guten Deutsch- und Englischkenntnissen in Wort und Schrift sowie ein freundliches und aufgeschlossenes Auftreten.
  • Bei parallelen Aufgaben bewahren Sie gut den Überblick und wissen diese sinnvoll zu priorisieren.

Unser Angebot

Wir bieten eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem hochmotivierten, professionellen Team, das an vielfältigen nationalen und internationalen Umwelt- und Nachhaltigkeitsthemen arbeitet. Wir setzen uns für Vielfalt und Gleichberechtigung ein und bemühen uns um ein integratives Arbeitsumfeld und Diversität. Die Bezahlung erfolgt nach Haustarif inkl. Weihnachtsgeld, ergänzt durch weitere soziale Leistungen und familienfreundliche Unterstützungsangebote wie Kita-Zuschüsse, Kinderzulagen, JobRad, vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge, Betriebsausflüge, sowie eine hauseigene, kostenfreie vegetarische Kantine. Mobiles Arbeiten wird ermöglicht. Ihr Arbeitsvertrag ist zunächst auf zwei Jahre befristet, eine Verlängerung ist von unserer Seite aus angestrebt.

Möchten Sie mit Ihren Kompetenzen und Ihrer Einsatzbereitschaft die erfolgreiche Arbeit des Öko-Instituts mitgestalten? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagefähige Bewerbung! Bitte senden Sie diese ohne Foto bis zum 31.01.2025 als eine pdf-Datei per E-Mail an bewerbung-ps@oeko.de. Die Bewerbungsgespräche finden Anfang Februar 2025 statt. Ihre Bewerbung wird selbstverständlich vertraulich behandelt und nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden Ihre Bewerbungsunterlagen gelöscht. Unsere Datenschutzhinweise finden Sie hier.

Prädikat „Familienbewusstes Unternehmen“

Mobiles Arbeiten, flexible Arbeitszeitmodelle, finanzielle Unterstützung, zusätzliche Kinderkrankentage, Personal- und Organisationsentwicklung in der digitalen Transformation, Gesundheitsprävention – das sind einige der Angebote, die das Öko-Institut seinen Mitarbeiter*innen anbietet, damit diese den Beruf mit allen Lebensphasen gut vereinbaren können. Dafür haben wir 2022 das Prädikat „Familienbewusstes Unternehmen“ mit der Erweiterung „Ausgezeichnet Digital“ von familyNET erhalten. Und wir tragen das Siegel nicht nur, wir leben es auch! 

Datenschutzhinweise

Bewerbungsunterlagen werden am Öko-Institut e.V. vertraulich und datenschutzkonform behandelt. Wir verarbeiten Ihre Bewerbungsdaten, um beurteilen zu können, ob Sie die Eignung und fachliche Leistung für die Stelle, auf die Sie sich bewerben, besitzen (Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe b DS-GVO). Die von Ihnen gemachten Angaben verbleiben bei uns, eine Weiterleitung an Dritte findet nicht statt. Ausnahmen davon sind die Fälle, in denen wir im Rahmen von Bewerbungsverfahren mit Auftragsverarbeitern (Agenturen) zusammenarbeiten. In diesen Fällen schließen wir mit den Agenturen eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO ab.

Empfänger*innen der in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen personenbezogenen Daten sind die jeweils zuständigen Personalverantwortlichen sowie das Referat Personal & Entwicklung. Ihre Bewerbungsunterlagen werden nach Ablauf des Verfahrens bei uns gelöscht. Wir verwenden Ihre Kontaktdaten ausschließlich dafür, um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen und Sie über den Fortlauf des Bewerbungsverfahrens zu informieren.

Im Fall des Abschlusses eines Beschäftigungsverhältnisses, einer Ausbildung im Rahmen des Referendariats, eines Praktikums oder eines sonstigen Vertragsverhältnisses, werden die Daten zunächst weiterhin gespeichert und in die Personalakte überführt. Ansonsten endet das Bewerbungsverfahren für Sie mit dem Zugang einer Absage. Sollten wir Interesse haben, Ihre Bewerbung aufzubewahren für eine mögliche zukünftige ähnliche Stelle, holen wir von Ihnen eine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO) ein. In diesem Fall geben wir an, für welchen Zeitraum wir Ihre Bewerbung aufbewahren wollen (maximal 2 Jahre). Danach werden die Unterlagen gelöscht.

Eine uns erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie jederzeit widersprechen. Insbesondere haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Bewerbung zurückzuziehen. Für weitergehende Informationen über Ihre Rechte, lesen Sie bitte hier unsere Datenschutzerklärung.