Im Referat Finanz- & Rechnungswesen suchen wir ab sofort am Standort Freiburg Verstärkung in der
Projektabrechnung / Drittmittelverwaltung (m/w/d)
in Teil- oder Vollzeit (30-40 Wochenstunden)
Deine Aufgaben
Du arbeitest eigenverantwortlich und in enger Abstimmung mit internen und externen Verantwortlichen für die Abrechnung von jährlich etwa 100 Projekten. Diese reichen von Kleinaufträgen bis zu mehrjährigen Großprojekten, die auf Zuwendungs- oder Auftragsbasis über öffentliche und private Drittmittel finanziert werden. Sie umfassen nationale, aber auch EU- und weltweite Projekte. Deine Aufgaben beinhalten unter anderem:
- Erstellung von Ausgangsrechnungen inkl. der nötigen Anlagen
- Erstellung von Mittelanforderungen sowie Zwischen- und Verwendungsnachweisen
- Überwachung des Kostenverlaufs einzelner Projekte und Einhaltung aller Termine
- Berechnung von Personalkosten- und Stundensätzen
- Vorbereitung und Begleitung von externen Prüfungen bei Zuwendungsprojekten
- Unterstützung der wissenschaftlichen Projektleitungen während der gesamten Projektlaufzeit
- Erstellung von Bereichsabschlüssen in der Kostenrechnung im Rahmen des Jahresabschlusses und in Abstimmung mit unseren wissenschaftlichen Bereichen
- Mitwirkung an der Weiterentwicklung der Prozess- und Software-Landschaft des Referats
Dein Profil
- Du bringst eine kaufmännische Qualifikation oder ein abgeschlossenes Studium mit und/oder hast Berufserfahrung im Bereich der Projektabrechnung bzw. der Sachbearbeitung von Drittmittelprojekten oder in vergleichbaren Aufgabengebieten.
- Gerne arbeitest Du mit Zahlen und bist dabei sorgfältig und zuverlässig. Du kannst Dich gut selbst organisieren, zeitlich parallele Anfragen und Anforderungen unterschiedlicher Projekte priorisieren und Zeitdruck den Überblick bewahren.
- In der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung kennst Du Dich aus. Auch verfügst Du über sehr gute MS-Office Kenntnisse, insbesondere in Excel, kannst Dich schnell in neuer Software zurechtfinden und hast ggf. bereits Kenntnisse in DATEV, im ELO-Vertragsmanagement oder Erfahrungen mit den diversen nationalen und internationalen Portalen für die elektronische Rechnungsstellung.
- Englischkenntnisse sind von Vorteil
- Du engagierst Dich mit neuen Ideen, bist bereit, dich stetig weiterzuentwickeln und dich in Projekten zur Referatsentwicklung einzubringen.
Unser Angebot
Wir bieten Dir eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit einem eigenständigen Aufgabenportfolio in einem Team mit 8 Kolleg*innen. Wir setzen uns für Vielfalt und Gleichberechtigung ein und streben nach einem integrativen Arbeitsumfeld und Diversität. Die Bezahlung erfolgt nach Haustarif inkl. Weihnachtsgeld und weitere soziale Leistungen, wie Kita-Zuschüsse, Kinderzulagen, JobRad, vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge sowie eine kostenfreie vegetarische Kantine. Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und Fortbildungen ermöglichen wir.
Suchst Du eine sinnstiftende Tätigkeit im Bereich Finanzen und möchtest Dich in die erfolgreiche Arbeit des Öko-Instituts im Umfeld relevanter und zukunftsweisender Themen einbringen? Dann freuen wir uns auf Deine aussagekräftige Bewerbung! Bitte sende diese als integrierte pdf-Datei per E-Mail bis 10.11.2024 an bewerbungen-fur-fr@oeko.de. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden Deine Bewerbungsunterlagen gelöscht. Unsere Datenschutzhinweise findest Du hier.
Für Rückfragen wende Dich gerne an die Referatsleitung, Alexander Schröder (Tel.: +49 761 45295-292, E-Mail a.schroeder@oeko.de).
Prädikat „Familienbewusstes Unternehmen“
Mobiles Arbeiten, flexible Arbeitszeitmodelle, finanzielle Unterstützung, zusätzliche Kinderkrankentage, Personal- und Organisationsentwicklung in der digitalen Transformation, Gesundheitsprävention – das sind einige der Angebote, die das Öko-Institut seinen Mitarbeiter*innen anbietet, damit diese den Beruf mit allen Lebensphasen gut vereinbaren können. Dafür haben wir 2022 das Prädikat „Familienbewusstes Unternehmen“ mit der Erweiterung „Ausgezeichnet Digital“ von familyNET erhalten. Und wir tragen das Siegel nicht nur, wir leben es auch!
Datenschutzhinweise
Bewerbungsunterlagen werden am Öko-Institut e.V. vertraulich und datenschutzkonform behandelt. Wir verarbeiten Ihre Bewerbungsdaten, um beurteilen zu können, ob Sie die Eignung und fachliche Leistung für die Stelle, auf die Sie sich bewerben, besitzen (Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe b DS-GVO). Die von Ihnen gemachten Angaben verbleiben bei uns, eine Weiterleitung an Dritte findet nicht statt. Ausnahmen davon sind die Fälle, in denen wir im Rahmen von Bewerbungsverfahren mit Auftragsverarbeitern (Agenturen) zusammenarbeiten. In diesen Fällen schließen wir mit den Agenturen eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO ab.
Empfänger*innen der in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen personenbezogenen Daten sind die jeweils zuständigen Personalverantwortlichen sowie das Referat Personal & Entwicklung. Ihre Bewerbungsunterlagen werden nach Ablauf des Verfahrens bei uns gelöscht. Wir verwenden Ihre Kontaktdaten ausschließlich dafür, um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen und Sie über den Fortlauf des Bewerbungsverfahrens zu informieren.
Im Fall des Abschlusses eines Beschäftigungsverhältnisses, einer Ausbildung im Rahmen des Referendariats, eines Praktikums oder eines sonstigen Vertragsverhältnisses, werden die Daten zunächst weiterhin gespeichert und in die Personalakte überführt. Ansonsten endet das Bewerbungsverfahren für Sie mit dem Zugang einer Absage. Sollten wir Interesse haben, Ihre Bewerbung aufzubewahren für eine mögliche zukünftige ähnliche Stelle, holen wir von Ihnen eine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO) ein. In diesem Fall geben wir an, für welchen Zeitraum wir Ihre Bewerbung aufbewahren wollen (maximal 2 Jahre). Danach werden die Unterlagen gelöscht.
Eine uns erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie jederzeit widersprechen. Insbesondere haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Bewerbung zurückzuziehen. Für weitergehende Informationen über Ihre Rechte, lesen Sie bitte hier unsere Datenschutzerklärung.