Im Referat Finanz- & Rechnungswesen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Freiburg Verstärkung für das
Projektcontrolling/-abrechnung Drittmittelprojekte (m/w/d)
in Teil- oder Vollzeit (30-40 Wochenstunden)
Deine Aufgaben
Du arbeitest eigenverantwortlich, jedoch in enger Abstimmung mit internen und externen Projektverantwortlichen für das Controlling und die Abrechnung von jährlich rund 100 Projekten, die auf Zuwendungs- oder Auftragsbasis über öffentliche und private Drittmittel finanziert werden. Dies umfasst nationale sowie EU- und weltweite Projekte und reicht von Kurzgutachten bis zu mehrjährigen Großprojekten mit zahlreichen Partnern. Das umfasst unter anderem:
- Unterstützung der wissenschaftlichen Projektleitungen und des Referats Angebots- und Vertragswesen bei der Projektkostenplanung
- Controlling des Kostenverlaufs der Projekte und Einhaltung aller Termine
- Erstellung von Mittelanforderungen, Zwischen- und Verwendungsnachweisen (Zuwendungen)
- Berechnung von Personalkostensätzen und Erstellung von Abrechnungen (Zuwendungen)
- Vorbereitung und Begleitung von externen Prüfungen (Zuwendungen)
- Erstellung von Ausgangsrechnungen (Aufträge)
- Regelmäßige Kommunikation mit Ansprechpersonen bei Auftraggebern und Projektträgern
- Erstellung von Projektabschlüssen und die intensive Unterstützung der Projektbewertung für Jahresabschlussarbeiten (interner Abschluss in der Kostenrechnung und externer Jahresabschluss nach HGB)
- Mitwirkung an der Weiterentwicklung der Prozess- und Software-Landschaft des Referats
Dein Profil
- Du bringst eine fundierte kaufmännische Qualifikation/Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium mit und/oder hast eine mehrjährige Berufserfahrung im Projektcontrolling, in der Projektabrechnung bzw. der Sachbearbeitung von Drittmittelprojekten oder vergleichbaren Aufgabengebieten (idealerweise in der Verwaltung eines Forschungsinstituts, einer Hochschule oder in einer gemeinnützigen Organisation)
- Du bist zahlenaffin und kennst Dich sehr gut in der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung aus und arbeitest sicher mit entsprechender Software (idealerweise DATEV), Projektcontrolling- und Vertragsmanagementsoftware
- Idealerweis verfügst Du über Fachwissen des nationalen und europäischen Zuwendungsrechts
- Du verfügst über ausgezeichnete MS-Office Kenntnisse, insbesondere in Excel, und kannst dich schnell in neuer Software zurechtfinden. Für die Kommunikation mit internationalen Partnern wünschen wir uns gute Englischkenntnisse
- Du zeichnest Dich durch eine sehr sorgfältige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise aus und kannst zeitlich parallele Anfragen und Anforderungen unterschiedlicher Projekte priorisieren, abarbeiten und unter Zeitdruck überblicken
- Du arbeitest gerne in kooperativen Strukturen und versetzt Dich mit viel Empathie in die Situation Deiner Kolleg*innen. Gleichzeitig trittst Du kompetent und selbstbewusst auf und kommunizierst klar und wertschätzend
- Du engagierst Dich mit neuen Ideen und bist bereit, dich anhand neuer Projekte, Themen und Anforderungen stetig weiterzuentwickeln
Unser Angebot
Wir bieten Dir eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit einem eigenständigen Aufgabenportfolio in einem hochmotivierten, professionellen Team mit 7 Kolleg*innen. Wir setzen uns für Vielfalt und Gleichberechtigung ein und bemühen uns um ein integratives Arbeitsumfeld und Diversität. Die Bezahlung erfolgt nach Haustarif inkl. Weihnachtsgeld, ergänzt durch weitere soziale Leistungen wie Kita-Zuschüsse, Kinderzulagen, JobRad, vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge sowie eine hauseigene, kostenfreie vegetarische Kantine. Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten ermöglichen wir.
Suchst Du eine sinnstiftende Tätigkeit im Bereich Finanzen und möchtest Deine Kompetenzen und Einsatzbereitschaft in die erfolgreiche Arbeit des Öko-Instituts im Umfeld vieler relevanter, zukunftsweisender Themen einbringen? Dann freuen wir uns auf Deine aussagekräftige Bewerbung! Bitte sende diese als integrierte pdf-Datei per E-Mail bis spätesten 30. Juni 2024 an bewerbungen-fur-fr@oeko.de. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden Deine Bewerbungsunterlagen gelöscht. Unsere Datenschutzhinweise findest Du hier. Für Rückfragen wende Dich gerne an die Referatsleitung Finanz- und Rechnungswesen, Alexander Schröder (Tel.: +49 761 45295-292, E-Mail a.schroeder@oeko.de).
Prädikat „Familienbewusstes Unternehmen“
Mobiles Arbeiten, flexible Arbeitszeitmodelle, finanzielle Unterstützung, zusätzliche Kinderkrankentage, Personal- und Organisationsentwicklung in der digitalen Transformation, Gesundheitsprävention – das sind einige der Angebote, die das Öko-Institut seinen Mitarbeiter*innen anbietet, damit diese den Beruf mit allen Lebensphasen gut vereinbaren können. Dafür haben wir 2022 das Prädikat „Familienbewusstes Unternehmen“ mit der Erweiterung „Ausgezeichnet Digital“ von familyNET erhalten. Und wir tragen das Siegel nicht nur, wir leben es auch!
Datenschutzhinweise
Bewerbungsunterlagen werden am Öko-Institut e.V. vertraulich und datenschutzkonform behandelt. Wir verarbeiten Ihre Bewerbungsdaten, um beurteilen zu können, ob Sie die Eignung und fachliche Leistung für die Stelle, auf die Sie sich bewerben, besitzen (Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe b DS-GVO). Die von Ihnen gemachten Angaben verbleiben bei uns, eine Weiterleitung an Dritte findet nicht statt. Ausnahmen davon sind die Fälle, in denen wir im Rahmen von Bewerbungsverfahren mit Auftragsverarbeitern (Agenturen) zusammenarbeiten. In diesen Fällen schließen wir mit den Agenturen eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO ab.
Empfänger*innen der in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen personenbezogenen Daten sind die jeweils zuständigen Personalverantwortlichen sowie das Referat Personal & Entwicklung. Ihre Bewerbungsunterlagen werden nach Ablauf des Verfahrens bei uns gelöscht. Wir verwenden Ihre Kontaktdaten ausschließlich dafür, um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen und Sie über den Fortlauf des Bewerbungsverfahrens zu informieren.
Im Fall des Abschlusses eines Beschäftigungsverhältnisses, einer Ausbildung im Rahmen des Referendariats, eines Praktikums oder eines sonstigen Vertragsverhältnisses, werden die Daten zunächst weiterhin gespeichert und in die Personalakte überführt. Ansonsten endet das Bewerbungsverfahren für Sie mit dem Zugang einer Absage. Sollten wir Interesse haben, Ihre Bewerbung aufzubewahren für eine mögliche zukünftige ähnliche Stelle, holen wir von Ihnen eine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO) ein. In diesem Fall geben wir an, für welchen Zeitraum wir Ihre Bewerbung aufbewahren wollen (maximal 2 Jahre). Danach werden die Unterlagen gelöscht.
Eine uns erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie jederzeit widersprechen. Insbesondere haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Bewerbung zurückzuziehen. Für weitergehende Informationen über Ihre Rechte, lesen Sie bitte hier unsere Datenschutzerklärung.