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Referent*in der Geschäftsführung (m/w/d)

Freiburg

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Freiburg eine*n

Referent*in der Geschäftsführung (m/w/d)

in Teilzeit oder Vollzeit (Stellenumfang 30-40 Wochenstunden)

Deine Aufgaben

Du unterstützt in einem Team aus insgesamt vier Referent*innen die Geschäftsführung bei ihren Aufgaben zur strategischen und organisatorischen Weiterentwicklung des Instituts und im Tagesgeschäft durch eigenverantwortliche fachliche und manageriale Zuarbeiten sowie organisatorische Tätigkeiten. Zu Deinen Aufgaben gehören:

  • Eigenständige Konzeption, Vorbereitung und Umsetzung bzw. Begleitung institutsweiter Projekte der Organisationsentwicklung und zur Verbesserung/Digitalisierung operativer Prozesse.
  • Eigenständige Bearbeitung von Maßnahmen und laufenden Tätigkeiten der internen Kommunikation, in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, Referaten (insbesondere Öffentlichkeit & Kommunikation) und wissenschaftlichen Bereichen.
  • Gesamtverantwortung für und operative Betreuung des Intranets mit Schnittstellen zum institutsweiten Wissensmanagement (in Zusammenarbeit mit den für Fachinhalte zuständigen Mitarbeitenden).
  • Eigenverantwortliche Recherche, Zusammenstellung und Aufbereitung von Informationen zu Themen des Institutsmanagements sowie Vorbereitung von Präsentationen und Arbeitspapieren.
  • Inhaltliche und organisatorische Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen verschiedener Gremien, Arbeitsgruppen und von Institutsveranstaltungen.
  • Anwendung und eigenständige Inputs zur konzeptionellen Weiterentwicklung von IT-Tools der Geschäftsführung, z.B. für Task- und Projektmanagement, Wissensmanagement, Controlling.
  • In begrenztem Umfang auch Übernahme von Office Management Funktionen und allgemeinen Verwaltungstätigkeiten zur Unterstützung der Geschäftsführung.
  • Bei Bedarf Vertretung für Tätigkeiten oder Unterstützung in den Aufgabenbereichen von anderen Referent*innen der Geschäftsführung.

Dein Profil

  • Du hast einen Studienabschluss (mindestens Bachelor) in Wirtschafts- oder Sozialwissenschaften, Verwaltungs- oder Politikwissenschaft oder in einem anderen relevanten Studiengang; alternativ eine vergleichbare qualifizierte Ausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung.
  • Du hast bereits erste Berufserfahrungen in Non-Profit oder wissenschaftlichen Institutionen gesammelt, gerne auch in anderen Kontexten mit Fokus auf der Betreuung von Schnittstellen zwischen Geschäftsführung / Leitungsfunktionen und deren Verantwortungsbereichen.
  • Kenntnisse in der internen Kommunikation und bei der Betreuung eines Intranets oder vergleichbare Erfahrungen (SharePoint von Vorteil) ergänzen Dein Profil.
  • Eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie hohe Eigeninitiative sind für Dich selbstverständlich. Dabei verfügst Du über ausgeprägtes Organisationstalent und ein gutes Verständnis für (kaufmännische) Prozesse und Abläufe sowie die Nutzung digitaler Tools inkl. des Pakets Microsoft 365.
  • Du kannst sehr gut mündlich und schriftlich kommunizieren und verfügst über gute Englischkenntnisse.
  • Gelegentliche Reisen zu Treffen an den anderen Standorte des Instituts oder zu Veranstaltungen innerhalb Deutschlands runden das Tätigkeitsprofil ab.

Unser Angebot

Wir bieten eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem hochmotivierten, professionellen Team, das an vielfältigen nationalen und internationalen Umwelt- und Nachhaltigkeitsthemen arbeitet. Wir setzen uns für Vielfalt und Gleichberechtigung ein und bemühen uns um ein integratives Arbeitsumfeld und Diversität. Die Bezahlung erfolgt nach Haustarif inkl. Weihnachtsgeld, ergänzt durch weitere soziale Leistungen und familienfreundliche Unterstützungsangebote wie Kita-Zuschüsse, Kinderzulagen, JobRad, vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge, Betriebsausflüge, sowie eine hauseigene, kostenfreie vegetarische Kantine. Mobiles Arbeiten wird ermöglicht. Dein Arbeitsvertrag ist zunächst auf zwei Jahre befristet, eine Verlängerung ist von unserer Seite aus angestrebt.

Möchtest Du mit Deinen Kompetenzen und Deiner Einsatzbereitschaft die erfolgreiche Arbeit des Öko-Instituts mitgestalten? Dann freuen wir uns auf Deine aussagefähige Bewerbung! Bitte sende diese bis zum 01.09.2024 als integrierte pdf-Datei per E-Mail an bewerbung-gf@oeko.de. Die Bewerbungsgespräche finden in der ersten Septemberhälfte 2024 statt. Deine Bewerbung wird selbstverständlich vertraulich behandelt und nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden Deine Bewerbungsunterlagen gelöscht.  Unsere Datenschutzhinweise findest Du hier.

Prädikat „Familienbewusstes Unternehmen“

Mobiles Arbeiten, flexible Arbeitszeitmodelle, finanzielle Unterstützung, zusätzliche Kinderkrankentage, Personal- und Organisationsentwicklung in der digitalen Transformation, Gesundheitsprävention – das sind einige der Angebote, die das Öko-Institut seinen Mitarbeiter*innen anbietet, damit diese den Beruf mit allen Lebensphasen gut vereinbaren können. Dafür haben wir 2022 das Prädikat „Familienbewusstes Unternehmen“ mit der Erweiterung „Ausgezeichnet Digital“ von familyNET erhalten. Und wir tragen das Siegel nicht nur, wir leben es auch! 

Datenschutzhinweise

Bewerbungsunterlagen werden am Öko-Institut e.V. vertraulich und datenschutzkonform behandelt. Wir verarbeiten Ihre Bewerbungsdaten, um beurteilen zu können, ob Sie die Eignung und fachliche Leistung für die Stelle, auf die Sie sich bewerben, besitzen (Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe b DS-GVO). Die von Ihnen gemachten Angaben verbleiben bei uns, eine Weiterleitung an Dritte findet nicht statt. Ausnahmen davon sind die Fälle, in denen wir im Rahmen von Bewerbungsverfahren mit Auftragsverarbeitern (Agenturen) zusammenarbeiten. In diesen Fällen schließen wir mit den Agenturen eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO ab.

Empfänger*innen der in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen personenbezogenen Daten sind die jeweils zuständigen Personalverantwortlichen sowie das Referat Personal & Entwicklung. Ihre Bewerbungsunterlagen werden nach Ablauf des Verfahrens bei uns gelöscht. Wir verwenden Ihre Kontaktdaten ausschließlich dafür, um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen und Sie über den Fortlauf des Bewerbungsverfahrens zu informieren.

Im Fall des Abschlusses eines Beschäftigungsverhältnisses, einer Ausbildung im Rahmen des Referendariats, eines Praktikums oder eines sonstigen Vertragsverhältnisses, werden die Daten zunächst weiterhin gespeichert und in die Personalakte überführt. Ansonsten endet das Bewerbungsverfahren für Sie mit dem Zugang einer Absage. Sollten wir Interesse haben, Ihre Bewerbung aufzubewahren für eine mögliche zukünftige ähnliche Stelle, holen wir von Ihnen eine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO) ein. In diesem Fall geben wir an, für welchen Zeitraum wir Ihre Bewerbung aufbewahren wollen (maximal 2 Jahre). Danach werden die Unterlagen gelöscht.

Eine uns erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie jederzeit widersprechen. Insbesondere haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Bewerbung zurückzuziehen. Für weitergehende Informationen über Ihre Rechte, lesen Sie bitte hier unsere Datenschutzerklärung.